Werkgever verantwoordelijk voor ritregistratiesysteem

Als een werkgever kan bewijzen dat een werknemer per kalenderjaar niet meer dan 500 privékilometers rijdt met een auto mag de bijtelling van een auto van de zaak achterwege gelaten worden. De werkgever is hiervoor zelf verantwoordelijk en als hij dit niet kan bewijzen kan dat hem duur komen te staan. Dat blijkt uit een recente uitspraak van het gerechtshof in s’-Hertogenbosch.

Ritregistratiesysteem

Of een auto van de zaak wel of niet is voorzien van een ritregistratiesysteem, de werkgever blijft altijd verantwoordelijk voor een juiste administratie van zijn wagenpark, ook als het ritregistratiesysteem niet goed werkt of heeft gewerkt. Dat was ook het geval in een rechtszaak waarin de werkgever geen bijtelling had toegepast voor het privégebruik van een auto van de zaak terwijl zijn ritregistratiesysteem niet goed werkte. Bij een controle legde de inspecteur van de Belastingdienst daarom naheffingsaanslagen en boetes op..

Boete van € 30.000 voor werkgever
Toen de werkgever naar de rechter stapte, ving hij bot. Volgens de rechter slaagde hij er namelijk niet in om te bewijzen dat de auto niet meer dan 500 privékilometers per jaar had gereden. Dat kwam onder meer door gebreken in de rittenadministratie door een niet goed functionerend ritregistratiesysteem.

De werkgever kon wel aantonen dat zijn ritregistratiesysteem gefaald had en dat de fabrikant het defecte apparaat had vervangen door een nieuw exemplaar, maar had verder geen bewijs van het aantal kilometers dat de werknemer privé had gereden. De totaaltelling van het kalenderjaar kwam bovendien niet overeen met het verschil tussen de begin- en eindstand.

De rechter oordeelde dat de keuze voor het betreffende ritregistratiesysteem en het falen hiervan voor rekening en risico van de werkgever kwam. Die had daardoor onterecht geen bijtelling toegepast voor het privégebruik van de auto. Hij stelde de Belastingdienst dan ook in het gelijk: de werkgever moest de naheffingsaanslagen en boetes van in totaal bijna € 30.000 dus gewoon betalen.

Hoe belangrijk is een goed ritregistratiesysteem?
Wil een werkgever aantonen dat een werknemer niet meer dan 500 privékilometers met zijn auto van de zaak heeft gereden, dan moet hij daarvoor een goede rittenadministratie bijhouden. Daarin moet hij in ieder geval de volgende gegevens vastleggen:

• Merk, type en kenteken van de auto;
• De periode dat de auto ter beschikking is gesteld door de werkgever;
• De volledige ritgegevens van de auto;
• Privé-omrijkilometers, bijvoorbeeld als een werknemer op weg naar huis boodschappen doet;
• Begin- en eind adressen van elke rit;
• Start en eindtijd van elke rit;
• Ook moet in de administratie een duidelijk en goed onderbouwd onderscheid zichtbaar zijn van de zakelijke en privé ritten.

Rittenregistratie met keurmerk en conform eisen Belastingdienst
Het Mi40 rittenregistratiesysteem en Mi50 voertuigvolgsysteem zijn beide voorzien van het Keurmerk RitRegistratieSystemen (Keurmerk RRS). Werkgevers en werknemers kunnen met beide systemen rekenen op een 100 procent sluitende, betrouwbare en fiscusproof rittenregistratie. Door het Keurmerk RRS is de juistheid van uw rittenadministratie voor de Belastingdienst gegarandeerd.’

Bron: https://movingintelligence.com/nl/nieuws/werkgever-verantwoordelijk-voor-ritregistratiesysteem/